De fleste integrasjoner mellom nettbutikk og ERP feiler ikke fordi koden er dårlig, men fordi ingen bestemte hvem som eier hva. Her er feilene vi ser oftest når vi tar over integrasjoner andre har bygget, og hvordan du unngår dem.
1. To systemer som begge tror de eier lageret
Lager oppdateres i ERP-et ved varemottak, og i butikken ved retur. Etter en måned stemmer ingen av dem. Regelen må være enkel: ett system eier hver dataType. ERP eier lager og pris, butikken eier bestillingen, PIM eier beskrivelsen. Alt annet er kopier som skrives over.
2. Mva som «tar seg selv»
Frakt med 25 prosent, matvarer med 15, gebyr uten mva, og salg til Sverige. Standardpluginen setter én sats på alt, og regnskapsføreren oppdager det i mva-meldingen. Mva-koder må mappes per produkt og per linjetype før første ordre går gjennom.
3. Oppgjør fra Vipps og Klarna som ingen forstår
Butikken bokfører 100 kroner i salg. Banken viser 97,50 fra Vipps to dager senere, samlet med 40 andre ordre. Uten regler for oppgjørskonto og gebyr blir bankavstemmingen en månedlig hodepine. Dette må inn i integrasjonen fra dag én, ikke fikses i regnskapet etterpå.
4. Ordren bokføres for tidlig
Ordren legges, integrasjonen sender den til ERP, kunden angrer før den er sendt. Nå ligger det en faktura i regnskapet som må krediteres. Velg riktig utløser: som regel ved sending eller betalingsfangst, ikke ved bestilling.
5. Varianter som blir egne produkter
En genser i fire størrelser og tre farger er tolv varenumre i ERP-et og ett produkt med varianter i butikken. Kobles de feil, får kunden tolv gensere i søket, og lageret per variant stemmer ikke. Variantstrukturen må avklares før noe synkroniseres.
6. Ingen vet at den har stoppet
API-nøkkelen utløper, en ordre inneholder et tegn systemet ikke tåler, og integrasjonen stopper stille en fredag. Mandag ligger 80 ordre som ikke er bokført. Overvåking med varsel, og en kø som prøver på nytt, er ikke luksus.
7. Dataene ble aldri ryddet
Duplikate kunder, varenumre med mellomrom, priser i feil valuta. Integrasjonen gjør ikke rot til orden, den gjør rot raskere. Oppryddingen er ofte den største jobben, og den må gjøres før, ikke etter.
8. Testet med tre ordre
Alt virket i test. I drift kom ordren med rabattkode, delvis levering, retur av én av to varer og en kunde som byttet adresse underveis. Testplanen må dekke de rare tilfellene, for det er de som kommer.
9. B2B og B2C i samme flyt uten regler
Bedriftskunden skal ha faktura, avtalepris og kredittsjekk. Forbrukeren skal betale med Vipps. Uten regler for hvem som er hva, får bedriften Klarna og forbrukeren faktura. Les mer om B2B-nettbutikk.
10. Ingen eier integrasjonen etterpå
Byrået leverte, ERP-leverandøren peker på byrået, regnskapsføreren peker på begge. Bestem hvem som drifter, overvåker og oppdaterer integrasjonen når systemene endrer seg. Hos oss er det en del av hosting og drift.
Slik unngår du dem
Kartlegging før pris, ett eierskap per data, mva og oppgjør avklart med regnskapsføreren, test med ekte ordre, og overvåking fra dag én. Se integrasjonene vi leverer, hva en integrasjon koster og hvordan du velger partner.
