Slik sikrer du et bedre intranett

Lei av et intranett som stadig streiker, er evig tregt eller bare ikke yter slik som du skulle ønske? Det finnes mange gamle og utdaterte intranett-løsninger der ute. Har dere et moderne intranett kan det også raskt virke dårlig, dersom du ikke vet hvordan du skal bruke det på rett måte. Så hva skal til for å sikre et godt og solid intranett? 

Første skritt på veien er å definere hva som kan forårsake eventuelle utfordringer og problemer. Deretter kan man se nærmere på mulige løsninger. 

Hvorfor oppstår det så mange problemer med intranett?

Intranett er ikke det enkleste å forstå seg på, og eldre løsninger er kanskje ikke de mest brukervennlige. Det finnes flere typiske problemer som lett kan oppstå rundt intranett. Noen er gjentagende, mens andre er spontane og unike. 

Ofte har utfordringene likevel et felles opphav. De kan for eksempel komme av at man heller fokuserer på produksjon, fremfor vedlikehold, at ingen tar eierskap til intranettet, at man ikke deler inn oppgaver og ansvarsområder for hvem som skal sikrestille hva, eller at innholdet oppleves utdatert. 

På en arbeidsplass kan man også merke at informasjonsstrukturen kanskje ikke er brukervennlig for alle, eller rett og slett at man er uenig seg imellom hva intranettet er til for, hva det ikke er til for, og hvordan det skal brukes. 

Vedlikehold er helt avgjørende 

Det har ingen hensikt å investere i nye funksjoner eller ressurser, dersom du ikke jobber aktivt med vedlikehold av eksisterende løsninger og innhold. Da ender man kun opp med en haug av løsninger som presterer dårligere og dårligere. 

Sett derfor alltid av tid til vedlikehold, og jobb kontinuerlig med alt fra struktur til ulike brukerbehov. Du kan komme svært langt med å fokusere på å forbedre det du allerede har, fremfor å bare ha øye for produksjon og nye idéer. 

Vektlegg alltid kvalitet fremfor kvantitet

Har intranettet en bloggfunksjon? Da handler det ikke nødvendigvis om å få ut saker eller artikler i hytt og pine. Hvis man tenker at kvantitet er målet, vil det ofte gå på bekostning av kvaliteten på stoffet. Sett derfor ikke mål om hvor ofte man må legge ut artikler, skape arrangementer eller dele stoff i kunnskapsbasen til ditt intranett.

Bruk heller tid på å analysere hvor godt et blogginnlegg presterer gjennom statistikkverktøy som Google Analytics, planlegg gode arrangementer med mål og mening, og del kun stoff av relevans og kvalitet i kunnskapsbasen. 

Selv om det kanskje er tidkrevende, og du får mindre igjen for denne type arbeid når det kommer til mengde – vil du vinne mye på å arbeide bedre med kvaliteten. Da blir det enklere å skape innhold som faktisk fungerer og er av verdi. 

Kommuniser klart og tydelig med ditt intranett

Intranettet til din bedrift trenger ikke gå i detalj på alle problemstillinger ansatte kanskje kommer over, men bør heller besvare de mest sentrale brukerspørsmålene, og legge til rette for de mest etterspurte brukeroppgavene. 

På den måten blir det lettere for alle å være mer selvgående. Er det noe avansert som må besvares kan det heller tas over mail, telefon eller i et møte. Da slipper dere milelange instrukser i intranettet, og alt blir mer tydelig og strømlinjeformet. 

Moderne intranett inneholder også mye mer enn bare informasjon eller nyheter. Her skal de ansatte kunne snakke sammen, samarbeide, dele spørsmål og få svar på en enkel og oversiktlig måte. Pass derfor på at dere har gode retningslinjer når det kommer til kommunikasjon, klarspråk, hvor man spør om hva – og ikke vær redde for å teste ut nye funksjoner som blogging, wiki, idémyldring osv. 

Finn ut hvem som skal gjøre hva, og lag prioriteringer 

En av de mest gjennomgående utfordringene på arbeidsplasser generelt, og i intranett spesielt, er en manglende evne på å koordinere, delegere og prioritere spesifikke arbeidsoppgaver og gjøremål. Husk at ikke alle kan inkluderes i alle prosesser hele veien. Det vil både være unødvendig tidkrevende, og kan skape forvirring rundt hvem som gjør hva. 

Hvis for mange sitter med samme oppgave vil deg også kunne føre til at intranettet renner over av informasjon, spørsmål og innhold. Til slutt kan man sitte igjen med flere sider og mye innhold, som ingen egentlig tar eierskap til eller vedlikeholder. Pass derfor for å alltid identifisere en hovedansvarlig, og definer ansvarsområder og arbeidsoppgaver.  

Skap en tydelig strategi og plan 

Skal du lage et brukervennlig intranett vil det være viktig å kunne gi brukerne det de trenger av informasjon raskt og effektivt. Derfor er det helt essensielt med en tydelig plan og strategi. Finn ut hva brukerne lurer på, hvilke opplysninger de har behov for, og ikke vær redd for å rydde vekk unødvendig informasjon, eller sider som ingen benytter seg av. 

Pass også på hva som settes øverst på prioriteringslista. Hvis for mye havner her, har du nok tatt deg vann over hodet. Det er alltids lettere å flytte oppgaver til toppen, fremfor å nedprioritere blant det du i utgangspunktet har sett på som aller viktigst. Unngå å jobbe baklengs – sett av tid til en tydelig plan og struktur. 

Moderne intranett er ikke hva det en gang var 

Når man hører ordet intranett, er det ikke mange som umiddelbart tenker på moderne og spennende løsninger, med brukervennlige funksjoner. Bilder fra 90-tallet dukker kanskje opp i hodet, og klønete opplegg med kjedelig utforming er nok noe flere forbinder med intranett. Det er synd, for i dag har flere jobbet hardt med å utvikle intranettet. 

Med dagens teknologi kan du for eksempel få løsninger og funksjoner som: 

Trenger du hjelp med intranett-løsningen din? 

Moo Gruppen har lenge jobbet med IT og webutvikling. Vi er godt kjent med ulike intranett-løsninger, og kan være behjelpelige når det kommer til å skreddersy forskjellige ønsker og behov. 

Ta gjerne kontakt med oss, dersom ditt intranett ikke presterer som det skal, så kan vi sammen løse utfordringen! Kontakt oss her→